Itsensä johtaminen on tällä viikolla kulkenut punaisena lankana työskentelyn taustarautana. Alkuvuosi on ollut usean päällekkäisen projektin ja arjen inhimillisten haasteiden kanssa tasapainoilemista, ja kaikkien pallojen pitäminen ilmassa on vaatinut erityisen tiukkapipoista suunnitelmallisuutta. Itsensä johtaminen onkin toki aina läsnä niin jokapäiväisessä arjessa kuin työnteossakin, mutta sen eteen harvemmin muistaa pysähtyä. Viikko onkin ollut erityisen antoisa, sillä omat työskentelytavat ovat aikaan ja elämäntilanteeseen sidonnaisia ja niinpä ajoittainen itsereflektio on yleensä varsin paljastavaa!
Itsensä johtaminen teoriassa
Teorian näkökulmasta itsensä johtaminen voidaan ajatella viisiulotteisena kokonaisuutena, jonka eri osa-alueiden tunnistaminen ja reflektoiminen on avainasemassa: eri osa-alueet ovat vahvasti kytköksissä henkilön persoonaan, temperamenttiin, elämänkokemukseen ja ovat lisäksi sidonnaisia myös aikaan.Itsensä johtamisen osa-alueiksi voidaan mieltää
- Selkeä ja faktapohjainen ajattelu eli kyky erotella omat tulkinnat ja luulot faktoista.
- Tunteiden säätelytaidot
- Kyky tehdä päätöksiä, hakea niiden tueksi tietoa ja toisaalta luottaa omaan arvostelukykyyn.
- Kyky säädellä omaa energiatasoa ja pitää huolta omasta hyvinvoinnista. Voidaan puhua myös itsensä motivoimisen taidosta.
- Omien tavoitteiden, arvojen ja toiminnan linjaaminen. Kullakin on käytössä rajallinen määrä resursseja, puhutaan sitten ajasta, rahasta tai voimavaroista. Ei siis ole yhdentekevää, mihin ja minkälaiseen toimintaan resurssejamme käytämme, ja näitä valintoja kannattaakin aika ajoin tarkistaa ja tehdä tietoiseksi.
Itsensä johtaminen käytännössä
Käytännön arjessa itsensä johtaminen näyttäytyy realististen tavoitteiden asettamisena ja niitä kohti pyrkimisenä. Käytännön itsensä johtaminen pitää sisällään myös ongelmien tunnistamista ja henkilökohtaisen ongelmanratkaisukyvyn kehittämistä.Miten omia kompastuskohtiaan sitten konkreettisesti voisi kehittää, ja kehittyä itsensä johtamisessa?
Itsereflektio
Itsensä johtaminen perustuu lähes täysin oman itsensä ja toimintamalliensa tuntemiseen. Kysy itseltäsi- Miten olen tottunut työskentelemään? Miksi? Ovatko työmenetelmäni juuri minulle sopivia, vai olenko esimerkiksi omaksunut muiden odotusten mukaisia työtapoja?
- Mikä on minulle kaikkein motivoivinta: mikä inspiroi, mihin suhtaudun intohimoisesti, milloin olen kokenut innostusta?
- Mikä aiheuttaa minulle paineen tai stressin tunteita?
- Mikä on minulle erityisen tärkeää? Mitkä ovat minun arvoni?
- Mitkä ovat tavoitteitani?
- Tukevatko arvoni ja tavoitteeni toisiaan vai ovatko ne ristiriidassa keskenään?
- Onko minulla tapana vältellä toimeen tarttumista? Miksi? Mitä välttelykeinoja tulen käyttäneeksi?
Tärkeää on myös, että lähdettyäsi tietoisesti työstämään itsensä johtamisen osa-alueita, palaat aika ajoin pohtimaan miten olet onnistunut, onko muutosta tapahtunut, mitä se on tarkoittanut oman hyvinvointisi ja jaksamisesi kannalta jne?
Ajankäytön hallinta
Aseta itsellesi esimerkiksi joka aamu päivän tavoitteet, ja laadi konkreettinen työsuunnitelma noiden tavoitteiden taklaamiseksi. Työsuunnitelman tulisi- Olla realistinen: mieti, mitä konkreettisesti pystyt annettujen aikamääreiden raameissa tekemään. Älä toisaalta myöskään aliarvioi itseäsi!
- Olla priorisoitu: mikä on päivän tärkein tehtävä, entä vähiten tärkeä. Käytä maksimitehosi päivän ykkösprioriteetin kanssa työskentelyyn, ja suhtaudu joustavammin vähemmän tärkeisiin.
- Olla paloiteltu sinulle sopivalla tavalla: Sopiiko sinulle paremmin se, että saat uppoutua kolmeksi tunniksi työstämään suurempaa kokonaisuutta, vai palveleeko sinua paremmin pienemmät, tarkemmin rajatut välitavoitteet.
- Sisältää riittävästi taukoja ja aikaa virkistäytyä. Pohdi myös, sopisiko suunnitelmaasi tietoista tyhjää tilaa, joka antaisi joustoa päivän työtehtäviin ja tekisi tilaa mahdollisille nopeaa reagointia vaativille asioille.
Suunnittele myös reilusti eteenpäin: koita suunnitella esimerkiksi jo perjantaina koko tulevan viikon työsuunnitelma.
Seuraa myös ajankäyttöäsi ja sen kehitystä: systemaattinen työsuunnitelmien laatiminen johtaa väistämättä ajankäytön konkretisoitumiseen ja onkin hyvin hedelmällistä huomata mihin aika todellisuudessa kuluu, miten kauan mihinkin työvaiheeseen menee, tapahtuuko muutosta ammattitaidon ja osaamisen kertyessä jne.
Häiriötekijöiden poistaminen
Multitaskaus oli vielä kuluneen vuosikymmenen trendikkäin termi. Vähitellen multitaskauksen toksisuus aletaan kuitenkin ymmärtää: tutkimusten mukaan työskentelyn keskeytys aiheuttaa jopa 15 min pitkän katkoksen, ennenkuin aivot pääsevät jälleen kiinni ajatukseen, jota olit työstämässä. Projektien ja työtehtävien päällekkäisyys on toki realistista multitaskausta, mutta termiä ei tule käsittää niin että sinun tulisi "revetä joka paikkaan".
Itsensä johtaminen on myös itsensä ja oman työnsä arvostamista, ja tuohon arvostukseen kuuluu olennaisena osana se, että uskaltaa vaatia itselleen tilaa työskennellä ja luo itselleen työympäristön, jossa on mahdollista työskennellä keskeytyksettä ja jossa häiriötekijät ovat minimissään. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että sulkee työskentelyn ajaksi kaikki viestintävälineet, helpottaa keskittymistään täydellä hiljaisuudella/hyvän musiikin kuuntelulla tai rohkeasti kertoo kollegoilleen, että minua ei saa nyt häiritä.
Ulkoista muistisi
Työmuistin "ulkoistaminen" säästää voimiasi ja aivokapasiteettiasi tärkeämpiin asioihin ja auttaa hallitsemaan stressin tunnetta: mitä enemmän asioita on mielessä, sitä vähemmän saa aikaiseksi. Kalenteri, to do -listat ja nk. keräyspiste (järjestelmä, jonka ääreen palaat säännöllisesti hoitamaan keskeneräisiä asioita) ovat äärimmäisen toimivia työkaluja kapasiteetin vapauttamiseen, ja niiden käytöstä kannattaakin tehdä itselleen rutiini, esimerkiksi:
- Kerää yhteen kaikki ne asiat, jotka sinun tulee hoitaa
- Järjestele ne loogisesti, selkeästi ja konkreettisesti: näin saat ne pois ajatuksistasi. Esimerkki lajittelusta: "nyt" "myöhemmin" "joskus" "pienet asiat" "suuret asiat" "työ" "koti" "harrastukset"
- Jos asian hoitaminen kestää alle 2 min, hoida se pois heti.
- Jos yli 2 min, asia siirretään "keräyspisteeseen"
- Keräyspisteen tyhjennys kerran viikossa
Tee itsestäsi ykkösprioriteetti
Sinun henkinen ja fyysinen hyvinvointisi on kaikkein tärkeintä, ja niistä huolehtiminen tulisi aina olla jokaisen viikon, päivän ja tunnin ykkösprioriteetti. Toisinaan joudumme silti työskentelemään tiukemmalla tahdilla kuin haluaisimme, tai usean eri projektin pyörittäminen samanaikaisesti kuluttaa voimavarojamme. Tällöin on erityisen tärkeä huolehtia perusasioista: ruoasta, unesta, levosta, liikunnasta ja läheisten kanssa olemisesta. Lisäksi on tärkeää palata peilin ääreen ja muistuttaa itseään, että kynttilän polttaminen molemmista päistä saattaa joskus olla pakollinen paha, mutta siitä ei saa tulla tapa.
Tärkeää on myös juhlia itseään ja omia onnistumisiaan, niitä kaikkein pienimpiäkin!
